5 Tips voor het gebruik van een project logboek

Gepubliceerd op zondag 10 juli 2016

Steeds meer ICT projecten worden "Agile" uitgevoerd: geen uitgebreide gedetailleerde functionele specificaties meer aan het begin van het project, maar de wensen op hoofdlijnen. Tijdens de uitvoering van het project speelt het projectteam flexibel in op voortschrijdend inzicht, er is grote betrokkenheid en verantwoordelijkheid van eindgebruikers en er worden frequent resultaten opgeleverd die weliswaar niet 100% aan alle wensen voldoen, maar wel bruikbaar zijn en ingezet kunnen worden.

 

Duiveldriehoek: tijd, budget, functionaliteitIn de duivelsdriehoek: budget - functionaliteit - tijd wordt in een agile project functionaliteit ondergeschikt aan budget en tijd. In een traditioneel uitgevoerd project het omgekeerde het geval is: vooraf vastgelegde functionaliteit gaat voor tijd en budget, met als consequentie een te duur en te laat opgeleverd project. Met een agile projectaanpak is de kans op 'te laat en te duur' sterk verminderd.

Dat agile klinkt mooi, maar is dat een garantie voor projectsucces?

Een agile project methode is geen garantie voor een succesvol project. Uiteindelijk moeten mensen samenwerken, afspraken maken en nakomen. En waar gewerkt wordt vallen spaanders. Zonder goede vastlegging is, zeker bij een agile aanpak, na enige tijd niet meer na te gaan wat waarom op een bepaald moment is besloten. En juist dat terug kunnen grijpen op eerdere keuzes is van essentieel belang om verwachting en resultaat goed af te stemmen.

In de vaart van het project wordt vastlegging als overhead gezien. Een eenvoudig logboek, bruikbaar voor ieder projectlid, is een uitstekend middel om hierin tegemoet te komen.

5 Tips voor een projectlogboek

Tip 1: Ieder teamlid mag een notitie in het logboek maken
Logboek notities is een taak van ieder projectlid, het logboek is centraal beschikbaar en eenvoudig voor iedereen toegankelijk vanaf zijn werkplek.

Tip 2: Is de notitie gemaakt dan kan alleen de schrijver deze verwijderen of wijzigen
Niemand is "baas" of "eigenaar" van het logboek en kan ingaven van anderen wijzigen of verwijderen. Iedereen heeft dezelfde rechten en is verantwoordelijk voor de eigen notities.

Tip 3: Evalueer de notities iedere week of bij ieder increment in het project
Alleen vastleggen is niet voldoende, nagaan wat de bevindingen zijn en evalueren is noodzakelijk om bij te sturen. Evalueren en blijven leren is het devies.

Tip 4: Geef management regelmatig een samenvatting van de notities
Hou het management betrokken bij de voortgang. Geen uitgebreide statusrapporten met statistieken die moeten aantonen "dat het wel goed gaat", maar een samenvatting van de "rauwe" details.

Tip 5: Gebruik een eenvoudig te bereiken gereedschap
Een papieren logboek in een kamer gaat het niet worden. Digitaal beschikbaar op PC, web, tablet, smartphone is essentieel. Minimaal is het een Word document dat gedeeld wordt via Dropbox of vergelijkbaar product, handiger zijn (gratis) online projecttools, zoals Zoho, Asana, Teamwork die allemaal een vorm van logboek hebben of een onderdeel dat daarvoor gebruik kan worden.

Een goed gevuld logboek is van groot projectbelang. Leest u dit en denkt u: ik herken wel iets en wil ook zo gaan werken,  neem dan eens contact op, dan kijken we er naar.

Liever tijdig rechtgezet, dan achteraf voor het gerecht gezet.

Noot: Dit is een re-posting van een blog van Ernst Peter Tamminga.

Naam:
E-mail:
Onderwerp:
Bericht:
x